B2B PMI

L'indagine di Assinform sulle applicazioni B2B (Business to business) - ovvero di applicazioni di tecnologie digitali ai processi interaziendali cliente / fornitore - ha evidenziato che i progetti in atto nelle imprese italiane riguardano soprattutto aziende di grandi dimensioni, mentre le PMI sono solitamente coinvolte attraverso progetti a livello di distretto e di Aggregazione tra Imprese..

Le opportunità di crescita competitiva che offrono queste applicazioni sono molte, intervenendo sulla filiera per migliorare i livelli d'integrazione e collaborazione fra i diversi soggetti. Sono compresi in questo insieme:

• l’automazione delle attività esecutive;
  
• il ciclo ordine-consegna-fatturazione-pagamento;
  
• la fatturazione elettronica;
  
• l’intero processo acquisti con gli strumenti dell’e-Procurement.
  

La manovra Finanziaria 2008 rendendo obbligatoria la fatturazione elettronica verso la pubblica amministrazione, ha attuato un passo importante nella diffusione di queste tecnologie costituendo uno stimolo soprattutto verso le piccole imprese.

Le applicazioni Business-to-Business (B2B): integrazione e collaborazione di filiera
L’integrazione e la collaborazione di filiera costituiscono un’opportunità rilevante per migliorare la competitività delle imprese. Se infatti negli ultimi decenni i manager aziendali si sono concentrati sull’ottimizzazione dei processi interni, scarsa attenzione è stata dedicata al miglioramento dei processi di interfaccia. Gestire le interazioni Business to Business (B2B) con clienti e fornitori in maniera più efficiente ed efficace è oggi possibile grazie alle tecnologie dell’informazione e della comunicazione. Il mondo delle applicazioni B2B, inteso in senso lato come insieme dei processi interaziendali cliente/fornitore supportati dalle tecnologie digitali, è però un mondo complesso e composito. Il sistema B2B può essere schematicamente ridotto a tre macro-ambiti:

• l’e-Supply Chain, che include tutti gli strumenti a supporto della gestione integrata della filiera ITO (Inquiry To Order), ovvero il catalogo elettronico, e  l'automazione del ciclo: richiesta dell' offerta-offerta-ordine;
  
• l’e-Procurement, parte del processo OTD (Order To Delivery), dalla ricerca dei fornitori fino alla negoziazione (e-Sourcing), e dalla gestione degli acquisti al catalogo di beni e servizi, dalla gestione della richiesta di acquisto all’inoltro dell’ordine al fornitore (e-Catalog), fino produzione e consegna al cliente.
  
• l' e-Payment, parte del processo DTR (Deliver To Remittance) che include tutti gli strumenti a supporto della fatturazione e pagamento.
  

I benefici dell’integrazione cliente-fornitore
Integrarsi con i propri clienti e fornitori utilizzando tecnologie in grado di trasferire documenti strutturati può portare benefici estremamente significativi. Per poter stimare tali benefici, la School of Management del Politecnico di Milano ha sviluppato direttamente un set dei modelli concettuali e quantitativi validati con il supporto di associazioni e aziende utenti. I modelli sono stati utilizzati in molti contesti applicativi per stimare i benefici ottenibili ipotizzando gradi crescenti di digitalizzazione e integrazione. I risultati sono interessanti: i benefici stimati vanno da una riduzione del costo del ciclo ordineconsegna-fatturazione-pagamento, per una coppia produttore-distributore, pari a 25 € per ordine o fattura nel settore farmaceutico, a oltre 45 € nel settore del materiale elettrico e ai 60 € nel settore del largo consumo. Le valutazioni si riferiscono ai benefici di efficienza che sono più “facilmente” stimabili, ai quali occorre aggiungere i benefici di miglioramento di efficacia del processo - quali la tempestività e l’accuratezza - che sono molto più difficili da quantificare, ma parimenti importanti.

I risultati sull’applicazione dei modelli evidenziano anche il rovescio della medaglia: i benefici sono consistenti se si ha il coraggio di procedere all’integrazione e dematerializzazione dell’intero ciclo o di porzioni significative dello stesso. Se ci si limita al solo scambio di isolate tipologie di documenti e non si procede alla integrazione dei processi, i benefici scendono a valori più mediocri che renderebbero assai meno interessante investire in queste soluzioni, se non addirittura oneroso.

La fatturazione elettronica
La possibilità di emettere fatture e conservarle in formato digitale è stata introdotta nel nostro ordinamento dal Decreto Legislativo del 20 febbraio 2004 n° 52 che ha recepito la Direttiva 2001/115/CE del Consiglio del 20 dicembre 2001, e dal Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004. I modelli di fatturazione elettronica consentiti dalla normativa sono essenzialmente tre:

• la trasmissione telematica delle fatture;
  
• la conservazione sostitutiva delle fatture; e
  
• la fatturazione elettronica in senso proprio, ossia l’utilizzo di fatture che, rispettando i requisiti di legge possono non essere mai materializzate.
  

I benefici conseguibili dall’adozione dei modelli di fatturazione elettronica vanno dall’aumento della produttività della manodopera, al miglioramento dell’accuratezza, alla riduzione dei tempi di esecuzione (o di ciclo) dei processi. L’entità dei benefici varia, però, a seconda che le fatture elettroniche siano documenti visualizzabili e non strutturati (per esempio file PDF), oppure siano documenti direttamente elaborabili dai sistemi informativi del ricevente (per esempio nel caso di scambio dati in formato EDI – vedi approfondimento articolo n 15 del 15/08/2008).

Nel primo caso (PDF) si ottengono i benefici propri della conservazione sostitutiva, ossia risparmio dello spazio occupato dagli archivi e facilità di ricerca e consultazione dei documenti; nel secondo invece (EDI), i benefici sono quelli legati all’integrazione dei processi, in generale molto più significativi. Con la manovra Finanziaria 2008, inoltre, la fattura elettronica in senso proprio diventa obbligatoria per fatturare verso la pubblica amministrazione e questo evento potrà costituire un buon “volano” per l’adozione della fatturazione elettronica anche tra le piccole imprese (articolo n 20 del 30/10/2008).

Collaborazione di filiera: le Extranet aziendali come strumento di integrazione dei pro
All’aumentare della complessità dei processi di filiera, le tecnologie di tipo Extranet Web-based (portali con accesso autorizzato e selettivo) si dimostrano decisamente più versatili rispetto alle soluzioni tecnologiche tradizionali di tipo Application to Application (A2A), quali l’Electronic Data Interchange (EDI). Queste ultime si dimostrano adatte a supportare processi “strutturati” quali il ciclo ordine-consegna-fatturazione-pagamento, mentre processi che comprendono attività più destrutturate, come per esempio l’intero ciclo dell’ordine comprensivo del pre e del post vendita, o alcuni processi di stampo prettamente collaborativo, necessitano di strumenti più flessibili, che integrino i modelli di interazione diretta tra applicazioni (A2A) con modelli di interazione con utenti o tra utenti.

Le Extranet di gestione del canale di vendita sono applicazioni che puntano a gestire la maggior parte delle fasi del ciclo dell’ordine, compresi il pre-vendita e il post-vendita, sulla Extranet dell’azienda fornitore del prodotto/servizio. Il sistema si è sviluppato soprattutto in quei settori dove il canale commerciale è estremamente frammentato – distribuzione di prodotti informatici, distribuzione di ricambi auto, turismo – oppure in quei settori dove le fasi di prevendita e/o l’assistenza postvendita sono complesse, come per esempio nella meccanica.

Le Extranet di gestione dei fornitori strategici sono invece soluzioni implementate in genere da imprese che hanno terziarizzato ai fornitori una porzione significativa del loro processo produttivo e che necessitano di uno strumento di interazione con i fornitori flessibile e poco invasivo, spesso in relazione alla limitata capacità informatica dei fornitori stessi.

La comunicazione è più facile nei distretti abilitati dall’ICT
All’interno delle principali realtà distrettuali italiane, la comunicazione e la collaborazione giocano spesso un ruolo fondamentale per assicurare la competitività dell’intero distretto. Alcuni distretti – soprattutto a Nord - stanno cogliendo le opportunità offerte dalle tecnologie per il B2B, a dimostrazione della volontà di intraprendere la strada di una maggiore integrazione e collaborazione tra i molteplici attori. Progetti come OPTOIDX nell’occhialeria Bellunese, TextileBusiness nel serico comasco, MetalC e MetalV rispettivamente nella meccanica comasca e nella meccatronica vicentina - che prevedono la realizzazione di un hub distrettuale (fornitori di servizi di integrazione e collaborazione) - hanno portato notevoli benefici alle aziende aderenti e dimostrano come progetti di integrazione di filiera, se adeguatamente supportati, possono diffondersi anche a livello delle piccole e medie imprese.

Una parte consistente del servizio erogato dagli operatori che supportano i distretti consiste nella costruzione di un “linguaggio comune” di distretto in termini di tipologia di processi supportati, documenti, struttura dei messaggi. Spesso queste iniziative sono costruite per venire incontro alle specifiche esigenze del settore produttivo in cui operano le aziende del distretto, come per esempio la possibilità di condividere e scambiare con i propri partner documenti tecnici a supporto della progettazione e realizzazione di prodotti complessi nel settore meccanico, oppure la possibilità di condividere piani di produzione nel settore tessile.

e-Procurement quale opportunità per migliorarel’efficacia e l’efficienza nel processo di acquisto

Le nuove tecnologie ICT hanno dimostrato potenzialità interessanti a supporto del processo di acquisto grazie alle applicazioni di e-Procurement. Queste possono essere distinte tra applicazioni e servizi di;

• e-Sourcing;
  
• e-Catalog
  

Le applicazioni di e-Sourcing sono relative alla ricerca di nuovi fornitori, alla loro qualificazione e certificazione e alla negoziazione vera e propria basata, ad esempio, su strumenti di asta elettronica. Le applicazioni di e-Catalog sono relative ai processi di acquisto ricorsivo, basato su catalogo Web, di un prodotto/servizio per cui è già stato definito un contratto, o per il quale sono chiare tutte le specifiche della fornitura.

I benefici interessano per lo più le imprese buyer potenzialmente associate all’utilizzo dei servizi di e-Sourcing. Oltre alla possibilità di ridurre il prezzo di acquisto di determinati prodotti e servizi (si è stimata una riduzione del prezzo di aggiudicazione dell’asta rispetto alla base di partenza del 17%), un beneficio rilevante, a volte ancora più importante del risparmio economico è rappresentato dalla maggiore efficienza del processo di sourcing, con l’effetto di “liberare” tempo prezioso ai buyer che possono dedicarlo ad attività a maggiore valore aggiunto, quali il marketing di acquisto, la gestione della relazione con i fornitori e l’audit della spesa. L’effetto complessivo di un utilizzo “corrente” di questi strumenti può, quindi, essere quello di cambiare il ruolo stesso del buyer, meno focalizzato sulle attività amministrativo-negoziali e più dedicato a conoscere i prodotti, i fornitori e i mercati di fornitura.